W celu spełniania obowiązków przewidzianych w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej „RODO”), przekazujemy Tobie następujące informacje:

 

Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Administratorem Twoich danych osobowych jest spółka ELECTROSMART Węgrzyn sp. k., ul. Polonijna 23/U1, 30-668 Kraków, REGON: 38682226600000, NIP: 6793204047,
KRS: 0000855964, będąca operatorem sklepu internetowego pod adresem www.electrosmart.pl (dalej jako Spółka, Sklep, my, Administrator).

 

Jak się z nami skontaktować w sprawie Twoich danych osobowych?

Dla klientów Sklepu Napisz do nas na adres e-mail:  lub pocztą adres pocztowy: ELECTROSMART Węgrzyn sp. k., ul. Polonijna 23/U1, 30-668 Kraków.

Dla pracowników i współpracowników Spółki Skontaktuj się z bezpośrednim przełożonym lub zwróć się o pomoc przez pracowniczy komunikator Spółki.

 

Możesz także do nas napisać na adres
e-mail:  lub pocztą adres pocztowy: ELECTROSMART Węgrzyn sp. k., ul. Polonijna 23/U1, 30-668 Kraków.

 

Skąd mamy Twoje dane osobowe?

Dla klientów Sklepu Otrzymaliśmy je od Ciebie podczas rejestracji konta w naszym serwisie, a także w związku ze składanymi przez Ciebie zamówieniami w naszym Sklepie w serwisie AMAZON lub Allegro.pl

Dla pracowników i współpracowników Spółki Otrzymaliśmy je od Ciebie podczas procesu rekrutacyjnego lub w związku z zawarciem i realizacją umowy o pracę/umowy cywilnoprawnej ze Spółką oraz w toku bieżącej współpracy ze Spółką. Możemy też pozyskiwać dane z publicznie dostępnych źródłem, jak serwisy zawodowe oraz inne strony internetowe.

 

Jakie dane osobowe zbieramy?

Dla klientów Sklepu Imię, nazwisko, adres e-mail, adres korespondencyjny, numer telefonu, numer rachunku bankowego, login, hasło do naszego Sklepu, dane eksploatacyjne naszego Sklepu (np. historia zamówień, przeglądane oferty, prowadzona korespondencja).

Także NIP, REGON i nazwa firmy – w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.

 

Dla pracowników i współpracowników Spółki oraz praktykantów. Dane identyfikacyjne, takie jak: imię, nazwisko, data urodzenia, numer PESEL, dane kontaktowe takie jak adres zamieszkania/adres korespondencyjny, adres e-mail, numer telefonu, nick, dane dotyczące zatrudnienia i kwalifikacji w tym wykształcenie, doświadczenie zawodowe, przebieg zatrudnienia, posiadane uprawnienia i certyfikaty, numer rachunku bankowego, dane do rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych, dane związane z wykonywaniem pracy lub współpracy takie jak stanowisko, zakres obowiązków, czas pracy, wynagrodzenie, historia współpracy, dane techniczne związane z korzystaniem z systemów IT Spółki takie jak login, adresy IP, dane dotyczące korzystania ze służbowych urządzeń i systemów pracy zdalnej, identyfikatory użytkowników, dane z monitoringu wizyjnego, dane w postaci głosowych nagrań zeznań przeprowadzonych w ramach procedury antymobbingowej w Spółce, dane szczególnych kategorii, lecz wyłącznie w przypadkach przewidzianych w prawie (zwolnienia lekarskie), dane prawem wymagane.

 

Jaki jest cel i podstawa prawna przetwarzania Twoich danych osobowych przez nas?

Dla klientów Sklepu Przetwarzamy Twoje dane osobowe na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, tj. w celu wykonania umowy zawartej z Tobą i realizacji Twojego zamówienia lub do podjęcia działań przed zawarciem z Tobą umowy, w szczególności w celu:

1. poinformowania Ciebie o naszej ofercie lub o warunkach korzystania ze Sklepu;

2. umożliwienia Ci korzystania z naszego Sklepu;

3. zakładania oraz zarządzania Twoim kontem, jak też rozwiązywania problemów technicznych;

4. realizacji Twoich zamówień;

5. obsługi Twoich reklamacji i prawa odstąpienia;

6. obsługi innych zgłoszeń, które do nas kierujesz (np. przez formularz kontaktowy);

7. kontaktowania się z Tobą w celach związanych z zawartą umową.

Twoje dane osobowe przetwarzamy w pewnych przypadkach na podstawie Twojej zgody, tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit a RODO, w celu:

1. analizowania danych z naszej strony www, zapisanych w plikach cookies;

2. organizacji konkursów oraz akcji promocyjnych;

3. prowadzenia działań marketingowych przez telefon lub drogą elektroniczną;

 

Dodatkowo przetwarzamy Twoje dane na podstawie na podstawie art. 6 ust.1 lit. c RODO, ponieważ przepisy prawa wymagają od nas przetwarzania Twoich danych dla celów podatkowych i rachunkowych.

Dla pracowników i współpracowników Spółki Dane naszych pracowników oraz współpracowników przetwarzamy w następujących celach oraz na podstawie następujących przepisów prawnych:

 

A. zawarcia i wykonania umowy (o pracę, umowy cywilnoprawnej lub innej formy współpracy) – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO;

B. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów prawa pracy, ubezpieczeń społecznych, przepisów BHP oraz prawa podatkowego, jak też w celu spełnienia obowiązku archiwizacji danych osobowych pracowników – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;

C. organizacji współpracy oraz bieżącej komunikacji wewnętrznej związanej z działalnością Spółki, w tym kontaktów służbowych, zarządzania projektami i realizacji zadań
– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);

D. zapewnienia bezpieczeństwa organizacyjnego i informatycznego, w tym ochrony mienia, kontroli dostępu oraz monitoringu systemów IT
– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

E. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń Spółki – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;

F. prowadzenia procesów rekrutacyjnych
– na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a w zakresie danych wykraczających poza przepisy prawa – na podstawie zgody (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);

G. przetwarzania danych szczególnych kategorii, w szczególności danych dotyczących zdrowia (np. zwolnienia lekarskie), w zakresie wymaganym przepisami prawa – na podstawie art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

 

Zgodę na przetwarzanie danych osobowych w powyższym zakresie, możesz wycofać w dowolnym momencie, bez podania powodu, w ten sam sposób w jaki ją wyraziłeś. Będziemy przetwarzać Twoje dane osobowe w powyższym zakresie, dopóki nie wycofasz zgody. Wycofanie zgody nie będzie miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

Dla Klientów Sklepu: przetwarzamy też Twoje dane osobowe również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, w celach wskazanych poniżej, ponieważ poniżej wymienione zadania związane z prowadzoną przez nas działalnością gospodarczą to nasz prawnie uzasadniony interes:

1. monitorowanie Twojej aktywności oraz wszystkich innych użytkowników, obejmującej np. wyszukiwanie słów kluczowych, przeglądanie oferty oraz zarządzanie Twoją aktywnością w naszym Sklepie;

2. dopasowanie reklam zgodnie z uprzednio przeglądanymi przez Ciebie treściami, dostosowywania kategorii ofert lub poszczególnych ofert w zależności od Twoich preferencji zakupowych (jest to zwykłe profilowanie Twoich danych – możesz się temu sprzeciwić – patrz poniżej);

3. prowadzenie wobec Ciebie działań marketingowych, w tym prowadzenia marketingu bezpośredniego własnych usług – możesz się temu sprzeciwić, patrz poniżej;

4. kontaktowanie się z Tobą, w tym w celach związanych z dozwolonymi działaniami marketingowymi, poprzez dostępne kanały komunikacji, w szczególności i za Twoją zgodą - przez e-mail oraz telefon;

5. zapewnienie bezpieczeństwa usług, które świadczymy Ci drogą elektroniczną, w tym egzekwowanie przestrzegania naszych zasad wewnętrznych oraz przeciwdziałanie oszustwom i nadużyciom i zapewnienie bezpieczeństwa ruchu;

6. obsługa Twoich próśb przekazywanych w szczególności działowi obsługi użytkownika oraz przez formularz kontaktowy w sytuacji, gdy nie są one związane wprost z wykonaniem umowy;

7. utrzymywanie relacji handlowych z Tobą;

8. dochodzenie naszych roszczeń lub obrona przed roszczeniami;

9. prowadzenie analiz statystycznych;

10. przechowywanie danych dla celów archiwizacji tych danych oraz zapewnienie rozliczalności (wykazania spełnienia przez nas obowiązków wynikających z przepisów prawa).

 

Czy musisz podać nam swoje dane osobowe?

Dla klientów Sklepu Warunkiem zawarcia z nami umowy jest podanie następujących danych osobowych (umowny wymóg zawarcia umowy):

1. imię, nazwisko, adres e-mail, pełny adres korespondencyjny, numer telefonu, a w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą także NIP i nazwa firmy.

2. w przypadku dokonania bezpłatnej rejestracji w Sklepie, także hasło dostępu do konta (loginem jest adres e-mail).

Podanie tych danych jest dobrowolne, ale jeśli z jakiegoś powodu nie podasz tych danych osobowych, nie będziemy mogli zawrzeć z Tobą umowy, a w konsekwencji nie będziesz mógł kupować za naszego pośrednictwem serwisu lub w inny sposób korzystać z tego serwisu.

Jeżeli wymagają tego przepisy prawa, możemy wymagać od Ciebie podania innych danych niezbędnych np. ze względów rachunkowych lub podatkowych. Poza tymi przypadkami podanie Twoich danych jest dobrowolne.

 

Dla pracowników i współpracowników Spółki Podanie danych osobowych jest:

1. obowiązkowe w zakresie wynikającym z przepisów prawa, w szczególności prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i przepisów podatkowych – brak ich podania uniemożliwi zawarcie lub realizację umowy oraz wykonanie obowiązków prawnych przez Administratora;

2. niezbędne do zawarcia i wykonania umowy lub nawiązania współpracy – brak podania danych uniemożliwi zawarcie umowy lub realizację współpracy;

3. dobrowolne w pozostałym zakresie, jednak brak ich podania może utrudnić lub uniemożliwić sprawną komunikację lub realizację określonych działań (np. udział w rekrutacji wykraczającej poza wymagania ustawowe).

 

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody, ich podanie jest dobrowolne, a zgoda może zostać w każdej chwili wycofana, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

 

Jakie masz uprawnienia wobec nas w zakresie przetwarzanych danych?

Przysługuje Ci prawo żądania od nas:

1. Dostępu do treści swoich danych, na podstawie art. 15 RODO,

2. Sprostowania swoich danych, na podstawie art. 16 RODO,

3. Usunięcia swoich danych, na podstawie art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”),

4. Ograniczenia ich przetwarzania (na przykład tylko do przechowywania danych), na podstawie art. 18 RODO,

5. Przeniesienia swoich danych, na podstawie art. 20 RODO.
    

Przysługuje Ci także prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych, w tym przetwarzania danych do celów marketingu bezpośredniego oraz profilowania - na podstawie art. 21 RODO. W sytuacji spełnienia przesłanek wskazanych w tym przepisie zaprzestajemy przetwarzania tych danych w takich celach.

Możesz także w dowolnym momencie cofnąć swoją zgodę na przetwarzanie przez nas danych osobowych, jeśli ich przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody.

Masz prawo wnieść skargę do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa).

Z powyższych uprawnień tych możesz skorzystać, gdy:

1. w odniesieniu do żądania dostępu do danych: chcesz się dowiedzieć, czy przetwarzamy Twoje dane, a jeśli tak, to m.in. na jakiej podstawie, w jakim zakresie oraz w jakim celu.

2. w odniesieniu do żądania sprostowania danych: gdy stwierdzisz, że Twoje dane są nieprawidłowe lub niekompletne;

3. w odniesieniu do żądania usunięcia danych: w przypadkach określonych w art. 17 RODO;

4. w odniesieniu do żądania ograniczenia przetwarzania danych: w przypadkach określonych w art. 18 RODO – wówczas Twoje dane będą przez nas tylko przechowywane, zaś ich przetwarzanie w pozostałym zakresie będzie wymagać Twojej zgody, chyba że wystąpią inne okoliczności, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO.

5. w odniesieniu do żądania przeniesienia danych: jeśli potrzebujesz otrzymać zbiór przetwarzanych przez nas danych w celu przesłania ich innej Spółce.

6. w odniesieniu do prawa złożenia nam sprzeciwu – jeśli zaprzestanie przetwarzania Twoich danych osobowych na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e-f RODO (w tym profilowania) lub na potrzeby marketingu bezpośredniego jest uzasadnione Twoją szczególną sytuacją.

 

Komu możemy udostępnić Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe udostępniamy lub możemy udostępnić:

1.    naszym pracownikom, zleceniobiorcom oraz innym podmiotom upoważnionym przez nas do przetwarzania Twoich danych osobowych.

2.    firmom, które prowadzą dla nas obsługę techniczno-informatyczną Spółki i jej serwisów internetowych (serwera skrzynki pocztowej, serwera strony internetowej, hosting, usługi cloud computing, programy do pracy zdalnej, etc.).

3.    firmom dostarczającym rozwiązania informatyczne dla sklepów internetowych (tzw. menager sprzedaży).

4.    firmom dostarczającym Spółce inne programy komputerowe, w tym komunikatory internetowe (np. WhatsApp).

5.    dostawcom usług płatniczych, w tym bankom,

6.    spółkom powiązanych kapitałowo lub osobowo ze Spółką, jako podwykonawcom (m.in. firma GLOBTEL Paweł Węgrzyn, Inntoo sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Krakowie, PWPL sp. z o.o. sp. k. z siedzibą w Krakowie).

7.    firmom analizującym dane statystyczne (np. Google Analitycs).

8.    firmom dostarczającym Spółce programy typu CRM.

9.    firmom realizującym usługę dostawy towaru (m.in. firmy kurierskie, operatorzy pocztowi, inni przewoźnicy).

10.  uprawnionym organom publicznym na podstawie prawa powszechnego, w szczególności Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, właściwym Urzędom Skarbowym i organom Krajowej Administracji Skarbowej oraz organom kontrolnym.

11.  kancelarii prawnej.

12.  biuru rachunkowemu.

13.  podmiotom świadczącym usługi szkoleniowe oraz organizującym benefity pracownicze,

14. operatorom pocztowym i kurierskim,

15. za Twoją zgodą – także innym podmiotom, które z nami współpracują lub którym powierzyliśmy przetwarzanie danych osobowych na podstawie odrębnej umowy.

 

Jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

  Przechowujemy Twoje dane osobowe na czas nie dłuższy, niż jest to konieczne, ze względu na cel ich przetwarzania oraz wymogi prawa powszechnego.

Przechowujemy Twoje dane osobowe przez czas obowiązywania umowy, a także po jej zakończeniu - maksymalnie przez okres 6 lat od dnia wygaśnięcia umowy lub na czas trwania postępowania sądowego lub administracyjnego.

W przypadku przetwarzania Twoich danych przed zawarciem umowy przechowujemy je maksymalnie przez jeden rok od dnia ich przekazania.

Przechowujemy Twoje dane osobowe dla celów marketingowych przez okres obowiązywania umowy lub do momentu wniesienia przez Ciebie sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, w zależności od tego, które z tych zdarzeń wystąpi wcześniej.

W przypadku pracowników – przez okres zatrudnienia, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa, w szczególności dotyczącymi przechowywania dokumentacji pracowniczej (co do zasady 10 lat);

W przypadku osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych – przez okres trwania umowy, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń (co do zasady do 6 lat);

W przypadku praktykantów i stażystów – przez okres trwania współpracy, a następnie przez czas wynikający z przepisów prawa lub do czasu przedawnienia roszczeń;

W przypadku kontrahentów oraz ich przedstawicieli i pracowników – przez okres trwania współpracy, a następnie do czasu upływu okresu przedawnienia roszczeń;

W przypadku danych przetwarzanych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania, chyba że dalsze przetwarzanie jest dopuszczalne na innej podstawie prawnej;

W zakresie realizacji obowiązków prawnych (np. podatkowych i rachunkowych) – przez okres wymagany przepisami prawa;

W przypadku organizacji programów lojalnościowych, konkursów oraz akcji promocyjnych, w których możesz wziąć udział będziemy przetwarzać Twoje dane przez czas ich trwania i okres rozliczenia wręczania nagród.

 

Czy przekazujemy Twoje dane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego?

Co do zasady Administrator przetwarza dane osobowe na terenie Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Jednakże, w związku z korzystaniem z usług podmiotów trzecich, w szczególności dostawców rozwiązań informatycznych, systemów chmurowych, poczty elektronicznej, narzędzi do zarządzania przedsiębiorstwem oraz infrastruktury IT, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, tj. państw spoza EOG, w szczególności do Stanów Zjednoczonych Ameryki.

Przekazywanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie w przypadkach, gdy jest to niezbędne dla realizacji celów przetwarzania, oraz przy zapewnieniu odpowiedniego poziomu ochrony danych osobowych, zgodnie z przepisami RODO.

W szczególności Administrator zapewnia, że przekazywanie danych odbywa się na podstawie jednego z następujących mechanizmów prawnych:

1. decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym w szczególności decyzji dotyczącej programu EU–US Data Privacy Framework – w przypadku podmiotów certyfikowanych w tym programie;

2. standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (SCC), zawieranych pomiędzy Administratorem a odbiorcą danych w państwie trzecim;

3. innych odpowiednich zabezpieczeń przewidzianych w RODO, w tym wiążących reguł korporacyjnych (BCR), o ile mają zastosowanie.

Administrator każdorazowo dokonuje oceny skutków przekazania danych do państwa trzeciego, w tym weryfikuje poziom ochrony danych w danym państwie oraz stosuje dodatkowe środki techniczne i organizacyjne, jeżeli jest to wymagane, w celu zapewnienia bezpieczeństwa danych.

Dostęp do danych mogą uzyskiwać wyłącznie upoważnione podmioty współpracujące z Administratorem, w szczególności dostawcy usług IT, hostingu, poczty elektronicznej, systemów księgowych, narzędzi do zarządzania sprzedażą oraz infrastruktury technicznej.

Na żądanie osoby, której dane dotyczą, Administrator udostępnia informacje o stosowanych zabezpieczeniach w związku z przekazywaniem danych do państw trzecich, w tym może przekazać kopię standardowych klauzul umownych lub wskazać miejsce ich udostępnienia.

Czy przetwarzamy Twoje dane osobowe automatycznie (w tym poprzez profilowanie) w sposób wpływający na Twoje prawa?

Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany (w tym w formie profilowania), jednakże nie będziemy opierać naszych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobne wyłącznie na zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji lub na profilowaniu.

Profilowanie danych osobowych polega na przetwarzaniu Twoich danych (również w sposób zautomatyzowany), poprzez wykorzystywanie ich do oceny niektórych informacji o Tobie, w szczególności do analizy lub prognozy osobistych preferencji oraz zainteresowań.

Pobierz politykę prywatności PDF